七年磨一剑,桃李树下自成蹊——记北京大学城市与环境学院教务老师吴文婧

日期: 2017-06-12       
  • 编者按:在研究生的学习和生活中,有这样一群人,他们没有在课堂上为我们传道授业,也没有在学术上为我们答疑解惑。然而,当我们走进办公室,常常看到他们忙碌的身影;说声“老师好”,就能看到他们亲切的笑容。他们默默关心着我们的学习和生活,为每一位同学的成长兢兢业业地奉献。他们是我们熟悉又陌生的教务老师——离我们那样近,却似乎并不被我们了解。北京大学研究生院记者团带大家走近教务老师们工作和生活的点点滴滴,展现他们真实的故事和风采。

     

    “教务老师需要根据学校和学院的各种规章制度来进行“管”学生,这是为了保证培养质量,但是管的同时如果让同学们反感的话,那一定是管理出现了问题”。一向活泼爱笑的吴文婧老师非常正式而严肃的对记者说出了这句话。吴文婧老师是北大03级本科生,2010年硕士毕业后,就留在北京大学城市与环境学院从事研究生教务工作,2016年获北京大学研究生教育管理优秀奖。

     

    家与燕园

    吴文婧老师给记者留下的第一印象就是活泼阳光,脸上总是带着笑容。吴文婧老师曾经是燕园众多优秀学子中的一员,备受老师们的疼爱。毕业后的吴老师毅然选择继续留在燕园,记者好奇的问吴老师当初为什么选择留校从事行政工作,吴老师忽然露出了孩子般的笑容,“因为这里可以给我安全感。一方面,我父母都是高校的老师,我从小就是在学校家属院儿长大的。另一方面,我很喜欢校园生活,学院的氛围也很好,在本科和研究生时期我就一直在学校做学生工作,本身对学校的工作也比较熟悉,所以在找工作时我也没有考虑其他工作,直接选择留下来。”所以对于吴文婧老师来说,学校就是家,是可以给吴老师带来温暖的港湾。

     

     

    反思是一门艺术,改进是一门科学

    当记者问到在工作中是否会有不顺心的事情,吴文婧老师摆摆手,说:“现在几乎没有了,在我刚开始工作的时候,对一切还不是非常熟悉,再加上教务工作的工作量很大,而且比较繁琐,所以在刚开始工作的时候会有一种挫败感,觉得自己非常低效。比如在招生阶段,我每天都要接几十个甚至更多的电话,而且每个电话的内容都差不多,问的问题几乎都相同;再比如同学们在学籍信息管理、培养环节完成、国际交流、论文答辩等方面会有各种各样的疑问。虽然学校和学院的各种规章、通知都布置下去了,但还是会有很多同学不理解或者不照做,反复的来问,这个时候我的挫败感就上来了。但后来我反思了很多,如果同一个问题有很多不同的人反复的问,那么是不是说明这个问题在传达过程中存在问题,或者解释不清楚,或者传达不到位?如果某个工作非常低效,那么是不是说明这个工作在某个环节上出现了问题,或者在处理上不够科学?所以反思过后我就会不断提醒自己不要烦躁,哪个地方出现问题就及时调整。所以我会争取通过各个渠道把有针对性的答疑挂出去,比如通过班长提醒、短信提醒、邮件提醒、甚至导师提醒等,或者及时的推送通知。这样做的话,学生对政策的理解也会更加清晰,我的工作效率也提高了,这就是一种双赢的状态。”

     

    记者继续问:“那么老师目前已经做成了专门的教务工作版块吗?”吴老师思考了一下。“是的。说到这个问题,我们教务工作的老师因为工作量非常大,所以想要很好的提高工作效率,就得八仙过海,各显神通。我们主管教务的老师们会把握住各种见面的机会来交流工作经验、互相学习。比如考古文博学院的施文博老师做过一个公众号,效果特别好,所以我们也做了一个。通过这个公众号,我们可以及时推送信息,还有一些常见的问题也会放在公众号里面,学生有问题可以主动去查。多一个渠道,效率会高很多。再比如做总结,其他学院的老师会为助理做一些工作流程和各个模块工作内容的总结。我按照这个方法,在我空闲时间里分模块整理一些工作流程和要点,一点一滴,日积月累。

    教务工作纷繁复杂,经常要同时处理招生、培养、奖助和学位各个口的工作。例如接待考生的招生咨询和维护招生数据,维护在读学生的学籍状态、进行课程和评估管理、研究生的国际交流手续和资助管理、奖学金助学金助教评定、以及毕业季论文送审、答辩审批、学位授予等事情,事务头绪非常多,也非常容易出错,所以思路清晰的高效工作是必须的。”

    教务工作是连接学校和学生之间的一条纽带,是学校工作中最重要、最基础的一环。如果学校的通知传达不到位,学校和学生之间的联系就断了,这对于学校和学生双方都不是一个好现象。然而吴文婧老师通过自己的反思和努力,不断改进自己的工作方法,调整工作状态,争取事无巨细、面面俱到的做法,着实令学校和学生们受益颇多。

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    从学生变成老师

    当记者问吴老师与学生的关系如何时,吴文婧老师瞬间笑靥如花。老师非常开心的对记者说:“我跟学生的关系很好,我也希望跟同学能够相处的十分融洽。我自己原来也是一名学生,从学生转变成老师的时间也不长,一直也没有离开学生的圈子,这应该是原因之一吧。而且我负责的是研究生教务的工作,给研究生指导,所以必须得知道他们的所思所想,至少不能是对立的关系。每当学生来办事,如果有多余的时间,我都愿意跟他们聊一聊,一方面看看他们的状态,了解一下每位老师指导学生的风格、授课老师的授课风格、就业形势和压力以及科研压力等等,这些信息都是非常重要的,而这些信息很多都是不经意的跟学生聊天时掌握的,所以很真实,而这些信息对我们在工作中把握对导师的管理和对学生的科研要求都是很有帮助的。有的时候学生也会跟我反馈一些不合理的政策,我们再根据这些反馈进行调整。这些良好的互动有利于工作的开展。

    有的同学会开玩笑说感觉教务像“城管”。但毕竟管理还是要管,要保有一些规章制度的底线。教务老师要管学生,这是为了保证培养质量,但是管的同时如果让同学们反感的话,那一定是管理出现了问题。所以在管理中一定要多沟通,及时调整。这些说起来轻松,但做起来可不容易,尤其是在忙起来的时候。忙起来的时候唯一的目标就是如何在规定时间内完成这些工作。我工作7年,很多工作还是在逐步调整、逐步优化,希望可以把工作做得更好。”

     

    谆谆教诲,殷殷期盼

    每年9月开学季,每一位新生稚嫩的脸庞上带着微笑和骄傲走入了象牙塔,三年后离开时剩下的只有背影。日复一日,年复一年,每一位学子都是匆匆过客。对于每一位自己曾经带过的以及在读的学生们,吴文婧老师不忘先称赞一番,“学生们都很牛!我首先祝福学生们都有一个光明的未来,我想在学生们未来的路上给两个小建议,第一是要和老师以及身边其他人保持良好的沟通,同时保持一个平和的心态。比如有的同学刚刚入学,有时候会容易钻牛犄角,一言不合,小目标没有达到,就感觉整个世界亏欠了自己。无论是交往也好、学习也好,心态放得更平和一些,多做有效的沟通,及时反馈,效果会更好。

     

    另一个建议就是要提高主动寻找、掌握信息的能力。每年新生入学时,我都会跟他们说,无论是在学习科研上还是在为人处世上,要学会主动的获取信息,不能等待,不能被动。学校会下发各种各样的通知,但很多情况下,等到发通知时再准备就已经来不及了,很多事情要提前去了解准备,这样才会避免陷入被动,比如想要出国交流就要知道自己提前准备英文考试,联系外方等等,但如果看到通知才开始着手准备,那几乎是来不及的。所以提高主动获取信息的能力,对于在学校参加各种活动,甚至是以后走到工作岗位上,都是非常重要的。希望每一位同学都能把握住自己的未来,取得一番成就。”

     

    结语

    吴文婧老师在城市与环境学院的研究生教务岗位上默默奉献了7年。在这7年时间里,吴文婧老师有着不忘初心、始终如一的态度,有着不断改进工作方法、提高工作效率的决心。吴老师的默默付出送走了一批又一批优秀的学子。现如今吴老师的工作也得到了学校广大师生的认可。七年磨一剑,现已出锋。

     

    (文/唐枭雄 高海彦)