在校研究生到国（境）外参加学术活动和进行学术访问，均须办理研究生出访申报手续，具体流程如下：

（一）出访申报手续

1．无论经费来源，研究生均须于出访前办理北京大学学生出访申报手续。

2．办理程序：登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →“提交申请”→ 按提示上传相关材料。

3. 院系审核通过后，研究生院会根据院系的意见进行进一步审核。

4. 学生自行在系统中查询研究生院审核结果：

1） 审核通过，进入国际合作部审核环节。

2） 审核未通过，学生可在“研究生院审批意见”中查询到未通过原因。

3） 审核被退回，学生根据审批意见修改后再次提交，重新进入审核环节。

5．出访超过180天的还需办理保留学籍手续，学生需在出访申请界面自行打印带有“学生证明章”的保留学籍手续单（无需再至研究生院盖章），在完成各部门手续后将保留学籍手续单交回研究生院（燕园大厦1309）。

（二）注意事项

1．学生所填报出访日期应与离京和抵京的时间相一致。若实际出访时间与邀请函时间有比较大的差距（15天以上），需提前向研究生院报特殊情况书面申请，申请由学生本人、导师和院系主管负责人签字，并盖院系公章，交至燕园大厦1309。

  2．学生在出访系统中上传邀请信，非英文的外文邀请函需翻译，本人及导师在翻译件上签字确认。受留学基金委项目资助的学生办理手续时“邀请函”处需同时上传留学基金委批件和接收单位邀请函。

3、受留学基金委项目资助的学生也必须完成校内出访手续再派出。

4、出国前未按要求办理出访手续并获批的学生，按《北京大学研究生学籍管理办法》第九条和第三十五条的相关规定处理。

5．若为院系与对方学校的双学位联合培养项目，学生还需附协议复印件，与邀请信一并上传。

  6. 研究生出访预计回校时间距预计毕业时间应大于两个月。确因学术需要且出访时间较短的，应与导师商量，并获得院系批准，确定不影响论文答辩、就业及毕业相关各项事宜后前往；其他情况原则上应办理延长学习年限学籍异动手续后，再办理出国（境）手续。  

六月毕业：预计回校时间在当年5月1日-6月30日之间者；一月毕业：预计回校时间在前一年11月1日-1月1日之间者；系统将弹出保证书，请认真阅读填写。

  7．档案不在北京大学的研究生，原则上应回原单位办理相关手续，并将有关批件复印件交至院系备案。特殊情况，在学校办理的，除规定材料外，还应上传档案所在单位出具的《委托函》，委托北京大学办理相关手续。《委托函》需注明“同意派出”、“委托北京大学办理”等相关字样。

  8．出国（境）180天以上保留学籍者，回国后一周内（寒暑假顺延），录入实际离京和抵京日期并提交出国总结，路径为：登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ “录入回国信息”，提交后打印带有“学生证明章”的复学手续单至各个部门办理完毕后，到院系教务老师处注册即可，复学手续单无需交回至研究生院。

9．在校期间的出国（境）学习视为培养过程的一部分，如需延长在校学习年限，延长期间，学费、住宿、奖学金等事宜参照学校相关规定。

10．研究生因私出国（境），应在校历规定的假期期间，无需经研究生院批准。（涉密研究生除外）。

研究生院培养办公室

2025年2月