2017年，研究生院印发了《北京大学博士研究生资助体系改革实施办法》（试行）和《北京大学博士研究生岗位奖学金管理办法》（试行），在校本部各院系推行并逐步完善新的博士研究生资助体系。外国语学院积极响应改革精神，迅速成立博士研究生岗位奖学金工作领导小组并立项实施，以资助和奖励符合奖助条件的博士研究生、综合提高博士研究生素质为出发点，以激发博士研究生集体意识和学术潜能、促进他们积极进行学术交流、锻炼其学术科研和工作能力为长远目标，制定了较为完善的《北京大学外国语学院博士研究生岗位奖学金管理办法实施细则》（以下简称“细则”），明确了各个岗位每学年需要完成的工作量及与之对应的奖学金额度，在此基础上开展博士研究生岗位奖学金评定和发放工作。

为更高效地发布博士研究生岗位信息、更精准地记录和量化其岗位工作量、更好地服务院内师生，经过一年认真仔细的调研和实验，项目小组根据“细则”规定，以博士研究生助研岗位为第一期目标，顺应信息化、自动化潮流，创新性地开发出“博士研究生岗位管理系统”（以下简称“管理系统”），构建出一套较为完善的框架，现已运行2学年共4学期，极大地提高了学院博士研究生助研岗位管理效率，受到老师和同学们的欢迎。

外国语学院博士研究生助研岗分为长期和短期两类。长期助研岗不仅包括各个研究中心的学生助理岗位，还包括学生辅导员、院内各办公室学生助理岗、图书馆服务台学生助理岗等；短期助研岗则一般涉及各种会议和活动的组织、举办，以及各项临时需要同学们协助的活动。岗位种类繁多，需求方各异，工作时长不一，无论是发布还是统计都需要大量人力和时间，很不方便。

在“管理系统”试运行前，外国语学院博士研究生助研岗位的需求提出、信息发布和工作时长统计等各项相关工作主要通过电子邮件和微信群进行，效率很低。如果邮箱地址错误、学生未及时查看微信群通知，或者个别学生没有加入相应微信群，便会收不到信息，也会给申请和后续工作沟通事项带来麻烦。长期助研岗因申请时间限度长、工作时间规律、沟通交流机会多，尚没有出现太多问题；但短期助研岗因需求紧迫、工作时长短，老师们没有及时发布招聘信息的方法，同学们也没有方便地查找岗位信息和申请岗位的途径，很容易因为信息沟通不畅而不能满足师生双方的需求。统计工作时长也遇到颇多麻烦，缺乏工作凭证和工作时长记录不清这两个问题常常困扰老师和同学们。

为方便博士研究生助研岗位的相关发布、申请、完成、核对任务，让奖学金管理办法落到实处，项目小组决心开发博士研究生岗位管理系统，优化管理工作流程，切实提高管理工作效率。

经过周密的先期调研和仔细的架构设计，2018年底，“管理系统”正式进入试运行阶段，半年后基本运行稳定。

“管理系统”根据助研岗位发布、申请、统计反馈的流程设计，面向教师、学生和管理人员有不同的界面。此系统将碎片化的助研岗位信息集中一地，便于岗位信息发布和学生自主查询。“管理系统”通过学号或职工号与学生或教师本人关联，后台导出数据后可以方便地对应至个人，极大地简化了相关统计和操作流程。

在教师界面，需要发布岗位的老师按照页面提示，将岗位名称、工作内容、需求单位、工作时长、预期工作时段、预计人数、特殊要求、申请截止日期等一一填写清楚后，即可发布至“管理系统”官网，需求清楚、明确。

新建岗位页面（部分）

岗位需求发布、学生填写个人工作申请后，教师可在后台查看应聘情况、个人申请简历等内容，并同意或拒绝学生的岗位申请。至预定截止日期，系统会自动关闭申请渠道，方便教师和学生有序进行操作。工作结束后，教师可以在系统内确认学生的实际工作时长，并为学生的助研工作进行整体评价，确认后会自动发布在学生页面，让老师和学生都做到心中有数。

岗位申请情况（已模糊关键信息）

审核确认及时长评定（部分，已模糊关键信息）

在学生界面，同学们可以按照岗位需求发布的时间倒序查看所有助研岗信息。浏览页面会显示岗位名称、岗位类别、工作时长、报名人数/实际人数以及申请截止日期；进入详情页则可以浏览具体工作要求及其它细节，详情页最下方可直接填写个人陈述以申请助研工作岗位。

学生浏览界面（已模糊关键信息）

详情页（部分，已模糊关键信息）

在提交申请后，学生可以在详情页下端查看岗位状态，包括自己的申请内容、岗位申请及工作进度、最终工作时长等信息，清晰而便捷。学生还可以查询自己在系统中申请过的所有助研岗位信息，便于自行核对和规划。

岗位状态查询（部分，已模糊关键信息）

个人岗位信息总结（部分，已模糊关键信息）

当一学期的工作结束后，系统管理员会利用系统内的“统计”功能，将系统数据导出进行统计，与学校奖助系统对接，并依照“细则”规定，发放相应档位的岗位奖学金。

“管理系统”自试运行以来，为院内师生提供了极大的便利，也让岗位奖学金的评定结果更加公平可信，获得了师生的一致赞誉。

截至2020年9月23日零时，包括仍未结束申请的助研岗位在内，“管理系统”共发布岗位信息126条，包括长期岗78条、临时岗48条，在预计时间内招募到预期助研人数的岗位共94条（不包含目前尚未申请截止的岗位和截止日期之后招满人数的岗位），所有岗位中与研究项目紧密相关的岗位18条（不含教研室助理工作和临时助教等非“全职”助研岗位），涉及学术交流和外事活动的岗位35条；申请学生累计达到324人次，成功申请并累计工作时长的学生累计达到265人次（不含本学期申请成功但尚未完成工作、获得工作时长的学生），所有学生累计工作时长超过30,000小时。

总结两年的实践经验， “管理系统”切实发挥了预期作用，除帮助教师及相关组织机构尽快找到合适的学生助理外，在促进学生依据自身能力选择工作岗位、踏实完成助研工作、获取应得奖励方面的效果也尤为明显，为师生双方都提供了便利。

外国语学院各行政部门每学期根据工作需要，发布助理、助管等需求信息；各系所中心常年举办的各种讲座论坛也需要博士生协助完成筹备、会务等工作，博士研究生在此过程中能够了解学科的发展动态，学习相关的专业知识，还能积累丰富的工作经验，无论对学业发展还是工作经验的积累，都起到了积极的作用。外国语学院将不断优化“管理系统”，力争更好地实践学校对博士研究生资助体系和岗位奖学金管理的要求，加强对博士奖学金的科学管理，帮助和督促博士研究生践行习近平总书记“让青春在党和人民最需要的地方绽放绚丽之花”的号召，更好地服务博士生培养工作，助力学科建设和学院发展。